Де компанія втрачає гроші в закупівлях

Закупівлі - єдиний напрям, де зекономлене видно одразу: не через квартал і не «за підсумками року», а в наступній партії. Саме тому з них зазвичай і починають. Нижче - місця, які ми дивимось першими, і спосіб перевірити кожне.

1. Ціна, яку рік ніхто не переглядав

Найчастіша і найдорожча річ. Договір підписали три роки тому, ціна тоді була ринковою, відтоді ринок змінився, а умови - ні. Постачальник не зобов'язаний нагадувати.

Як перевірити: візьміть п'ять найбільших позицій закупівлі за півроку і запитайте ціну в двох чужих постачальників на той самий обсяг. Різниця більш ніж на 7-8% означає, що умови застаріли.

2. Відстрочка, якої ви не просили

Відстрочка платежу часто коштує дорожче за знижку, але просять її рідше. Тридцять днів відстрочки на річному обсязі в мільйон - це мільйон, поділений на дванадцять, який увесь рік працює у вас, а не в постачальника.

Як перевірити: порахуйте середню відстрочку по всіх постачальниках. Якщо більшість працює за передоплатою, у вас є невикористаний важіль.

3. Знижка, яку дають не за те

Знижка за обсяг має сенс, коли обсяг справді зростає. Часто ж вона прив'язана до давньої домовленості й діє просто тому, що діє.

4. Єдиний постачальник

Це не лише про ціну. Там, де постачальник один і замінити його ніким, ви платите не ринкову ціну, а ціну власної безвиході. Плюс ризик зупинки, який у грошах зазвичай ніхто не рахує.

Як перевірити: по кожній великій позиції назвіть другого постачальника, готового відвантажити завтра. Якщо не називається - це і є відповідь.

5. Гроші, що лежать на складі

Запас - це витрачені гроші, які ще не стали виручкою. Частина з них не стане нею ніколи: товар застарів, сезон минув, залишок не добирає до партії.

Як перевірити: візьміть залишки, які не рухалися понад шість місяців, і порахуйте їхню вартість. Це сума, яку ви самі собі позичили під нуль відсотків.

6. Зриви, за які ніхто не відповів

Партія прийшла на два тижні пізніше, виробництво стояло, клієнт пішов до конкурента. У договорі санкції є, але претензію ніхто не виставив, бо «стосунки хороші».

7. Дешевий постачальник, який дорожчий

Ціна в прайсі - не ціна закупівлі. До неї додається доставка, зрив строків, брак, повернення і час людей, які все це розгрібають. Тому порівнювати треба повну вартість до складу, а не цифру в комерційній пропозиції.

Чому це видно з обліку

Усі сім пунктів перевіряються за документами, які у вас уже є: накладні, договори, залишки, виписки. Не потрібно опитувати постачальників і вірити комусь на слово - достатньо подивитися на власні цифри під іншим кутом. Саме з цього починається наш безкоштовний експрес-аудит.